Manual do sistema

A ideia, em um parágrafo

Cada paciente que procura a clínica vira um caso. O caso acompanha essa pessoa do primeiro telefonema até a alta, e tudo que acontece no meio — consulta, exame, guia do convênio, cirurgia, orçamento, recado — fica pendurado nele. Ninguém precisa dizer ao sistema em que pé está o paciente: a etapa é calculada a partir do que já foi registrado. É essa a diferença entre um sistema que guarda informação e um que acompanha o caso.

Primeiro acesso

A clínica recebe um endereço próprio e uma conta de administração.

1. Entre com o e-mail e a senha inicial enviados.
2. O sistema exige a troca da senha antes de liberar qualquer tela. Não é sugestão: enquanto a senha inicial não for trocada, o servidor recusa tudo que não seja a própria troca.
3. Em Configurações › Usuários, crie as contas da equipe e escolha o perfil de cada uma.
4. Em Configurações, preencha os cadastros base: médicos, hospitais, convênios e procedimentos. Convênios e hospitais aceitam importação por planilha.

Esqueceu a senha? Não há recuperação por e-mail, de propósito — caixa de e-mail invadida não pode virar porta de entrada para prontuário. A administração redefine em Configurações › Usuários, e a pessoa é obrigada a trocar no login seguinte.

A jornada do paciente

Dez etapas, mais duas de saída. O sistema calcula em qual delas o caso está a partir dos fatos registrados.

A etapa não se digita. Marcou a cirurgia, o caso vai para “Agendada” sozinho. Registrou a alta, vai para “Alta”. Dá para mover à mão quando a realidade não coube na regra, mas o normal é o sistema acompanhar.

As telas, uma a uma

As marcadas com módulo podem ser desligadas pela clínica — veja Módulos.

O que acontece sem ninguém clicar

É o que separa acompanhar de registrar. Roda de hora em hora e a cada mudança no caso.

Quem vê o quê

Sete perfis prontos, e a clínica pode montar outros marcando permissões.

As permissões são 24, agrupadas em Pacientes, Casos, Agenda, Clínico, Convênios, Pendências, Documentos, Comunicação, Financeiro, Relatórios, Gestão e Configurações. Ver e editar são separados em quase todas.

Isto não é esconder botão. A permissão vale no servidor: sem ela, a URL direta também é recusada.

Um médico enxerga o paciente do outro?

A clínica escolhe, em Configurações:

• · Todos (padrão) — qualquer médico abre qualquer caso, e todo acesso ao caso de outro fica registrado na auditoria. É o padrão porque mudar para restrito numa clínica que já trabalha em equipe tiraria acesso de quem precisa, no meio do expediente, sem aviso.
• · Próprios — o sistema recusa, na leitura e na escrita, e o caso some das listas. Vale também na URL direta, no arquivo anexado e nos relatórios.

No modo restrito a checagem é feita duas vezes: pela aplicação e pelo próprio banco de dados. A segunda existe porque a primeira depende de alguém lembrar de chamá-la.

Módulos: ligar, desligar e incluir novos

Clínica que atende só particular não quer a fila de autorizações. Consultório de um cirurgião não abre o painel da gestão. Equipe que já se fala por WhatsApp não usa mensagem interna. Um sistema com quarenta funções que ninguém pediu não é completo — é difícil. Cada clínica liga só o que faz sentido para ela.

O que dá para ligar e desligar hoje

Seis áreas, em Configurações › Módulos.

O que acontece de verdade ao desligar

Três coisas, e a terceira é a que importa.

1. A área some do menu. Ninguém vê tela que não usa.
2. As automações da área param. Sem Financeiro, não aparece pendência de lançamento vencido. A que já estava aberta fecha com o motivo “Módulo desligado nas configurações” — não fica pendurada.
3. O servidor recusa a área, não só a tela. Digitar a URL direta devolve erro. Esconder o menu seria teatro: bastaria alguém saber o endereço, ou uma aba antiga continuar aberta, para seguir gravando numa área supostamente desligada.

Incluir um módulo novo

Aqui é preciso ser exato, porque a diferença muda prazo e preço.

• · A moldura existe. Um módulo novo não exige refazer o sistema: ele se encaixa no mesmo mecanismo — entra no catálogo, ganha o interruptor em Configurações, o servidor passa a recusá-lo quando desligado, e as automações dele respeitam o liga/desliga como as outras. Essa parte é rápida.
• · A função em si é desenvolvimento. O que leva tempo é construir o que o módulo faz: telas, regras, relatórios e testes. Um módulo simples é questão de dias; um que envolva integração com sistema de terceiro é outra conversa.

Como funciona na prática

1. A clínica descreve a necessidade — não a solução, o problema. “Preciso controlar o material do fornecedor” leva a um lugar melhor que “preciso de uma tela com uma tabela”.
2. Avaliação — o que já se resolve com o que existe, o que é configuração e o que é função nova. Nem toda necessidade vira módulo: várias se resolvem com um campo, um perfil ou um relatório.
3. Orçamento e prazo, quando for função nova.
4. Entra ligado só para essa clínica. Cada clínica tem a sua instalação — um módulo feito para uma não aparece nas outras, a menos que faça sentido oferecer.

O que já está encaminhado

• · Tabela de preço por convênio e procedimento — o mesmo procedimento tem valor diferente em cada convênio. Depende de a clínica levantar os valores.
• · Envio automático por WhatsApp — hoje o sistema abre a conversa com a mensagem pronta; enviar sozinho exige integração com serviço externo, que tem custo mensal próprio.
• · Importação da base de pacientes de um sistema anterior.

Backup e segurança

• · Cópia diária automática, guardada por 14 dias, com verificação de integridade. Dá para gerar uma na hora e baixar em Configurações › Backup — cópia que só existe no servidor não é segunda opção de verdade.
• · Cada clínica tem o seu banco. Não é uma base compartilhada com um filtro por cliente: são instalações separadas, e não existe consulta capaz de atravessar de uma para outra.
• · Registro de atividades guarda quem fez o quê e quando: login, alteração de cadastro, download de documento, acesso ao caso de outro médico.
• · Senha guardada cifrada, nunca em texto. Oito tentativas erradas por e-mail bloqueiam por dez minutos. E-mail inexistente e senha errada dão a mesma mensagem — dizer “esse e-mail não existe” entregaria quem trabalha na clínica.

O que o sistema não faz

Dito na frente, porque descobrir depois custa caro.